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Segreteria

di Giovedì, 07 Novembre 2013 - Ultima modifica: Martedì, 06 Giugno 2017
Responsabile di Servizio
Strutture interne
Competenze

Ai sensi del Regolamento di organizzazione approvato con deliberazione del Consiglio comunale di Pieve di Bono n. 36 dd. 21.12.2004, rientrano nell’ambito del Servizio segreteria i seguenti Uffici:

-      anagrafe, stato civile, elettorale e commercio

-      biblioteca.

L’attività di gestione è affidata al responsabile del Servizio segreteria, al responsabile dell’Ufficio anagrafe, stato civile, elettorale e commercio e al responsabile dell’Ufficio biblioteca, i cui compiti vengono di seguito riportati e per i quali i relativi responsabili nominati con decreto del Sindaco assumono la qualifica di responsabile del procedimento amministrativo.

Ai sensi dell’articolo 1 della Legge regionale 22 dicembre 2004 n. 7, in vigore dal 30 gennaio 2005, sono in ogni caso riservate al Sindaco le funzioni di natura gestionale ad esso attribuite dalla vigente legislazione, con facoltà dello stesso di delegarle agli Assessori, ai dirigenti o ai responsabili dei servizi individuati secondo il regolamento di organizzazione.

Si richiamano inoltre le disposizioni contenute nello Statuto comunale. 

Rientrano nei compiti della segreteria comunale tutte le attività che la legge, lo statuto, i regolamenti e gli atti di organizzazione attribuiscono alla competenza dei settori segreteria, anagrafe, stato civile, elettorale, commercio e biblioteca.

In particolare fornisce il supporto amministrativo all’attività del Consiglio, della Giunta, delle commissioni e dei gruppi consiliari.

Rimangono di competenza del segretario comunale:

-      la programmazione delle assunzioni, la gestione delle procedure di assunzione, nel rispetto delle competenze fissate dal Regolamento per le procedure di assunzione del personale dipendente, l’organizzazione del personale e la gestione amministrativa del personale, adottando tutti gli atti relativi compresi l’autorizzazione al lavoro straordinario e la liquidazione dei relativi compensi, l’autorizzazione ad effettuare missioni e trasferte, la liquidazione del trattamento di missione al personale dipendente ed il rimborso delle spese di viaggio, la liquidazione delle indennità e dei premi di produttività, la concessione di permessi ed aspettative, l’approvazione dei prospetti di inquadramento. L’autorizzazione al Segretario comunale al lavoro straordinario e la concessione dei permessi previsti dal vigente CCPL competono al Sindaco. L’approvazione dei prospetti di inquadramento del Segretario comunale e la liquidazione allo stesso del compenso per lavoro straordinario, del trattamento di missione e rimborso delle spese di viaggio compete al responsabile del Servizio Segreteria. La liquidazione delle indennità spettanti contrattualmente al Segretario comunale compete alla Giunta comunale. Rimane di competenza del Sindaco, sentita la Giunta comunale, stabilire l’articolazione dell’orario di apertura al pubblico. Rimangono di competenza del Sindaco la nomina dei responsabili degli uffici e dei servizi e l’attribuzione degli incarichi direttivi esterni e di collaborazione esterna (articoli 40 e 41 D.P.G.R. 19.05.1999 n. 3/L);

-      la redazione, con il supporto del responsabile del Servizio finanziario, dell’atto programmatico di indirizzo a seguito dell’approvazione del bilancio di previsione. Rimane di competenza dei responsabili dei singoli servizi la redazione degli eventuali atti di indirizzo specifici nelle materie di loro competenza che si rendessero necessari in corso d’anno, secondo le indicazioni del Sindaco o degli Assessori, con il supporto del Segretario ove richiesto;

-      il controllo successivo di regolarità amministrativa, ai sensi dell’articolo 5 del Regolamento comunale per la disciplina dei controlli interni. Il controllo è svolto sugli atti registrati e conservati nel protocollo informatico con riferimento al trimestre precedente ed entro il primo mese successivo.

Il responsabile del Servizio Segreteria gestisce la tenuta del protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi comunali, nonché la loro conservazione. Coordina l’attività dei messi notificatori, i quali sono responsabili della materiale notificazione e pubblicazione ai fini di pubblicità legale all’albo comunale informatico, secondo le vigenti disposizioni legislative e regolamentari, degli atti formalmente affidatigli dai responsabili dei servizi/uffici competenti per i singoli procedimenti amministrativi.

Provvede alla gestione del progetto Intervento 19, garantendo l’inserimento lavorativo dei soggetti svantaggiati in base agli stanziamenti di spesa previsti nel bilancio e nel rispetto della vigente normativa.

Provvede alla gestione ordinaria della scuola primaria e secondaria di primo grado per quel che attiene agli approvvigionamenti di materiale di consumo, acquisti di arredi ed attrezzature. Predispone i riparti a carico dei comuni tenuti per legge o in base a convenzione alla partecipazione alle relative spese.

Nell’ambito di quanto previsto dal vigente contratto di comodato, provvede ai riparti di spesa della scuola materna.

Stipula i contratti di assicurazione del comune (ad eccezione di quelli relativi agli automezzi comunali in dotazione agli operai comunali, per i quali provvede il responsabile del Servizio tecnico) in collaborazione con il Servizio finanziario che ne cura la gestione, comprese le comunicazioni per la regolazione dei premi e le conseguenti sottoscrizioni di variazioni o appendici ed il pagamento dei premi stessi.

In materia contrattuale il responsabile del Servizio svolge la funzione di Responsabile Unico del Procedimento (RUP) nei procedimenti relativi agli appalti di competenza del Servizio, con facoltà di nominare un altro dipendente, tra il personale assegnato al Servizio, quale RUP per singoli procedimenti o per materia, nel rispetto dei requisiti professionali richiesti dalla vigente normativa.

In particolare nell’ambito del settore di propria competenza è responsabile delle procedure per l’acquisto di beni e servizi, adotta le necessarie determinazioni a contrarre e ogni atto relativo, è responsabile delle procedure di gara, ne presiede le commissioni e stipula il relativo contratto, è responsabile dei procedimenti relativi alla fase di esecuzione dei contratti.

La disponibilità dei beni immobili comunali nonché ogni determinazione circa locazioni od affitti di beni di terzi rimane di competenza della Giunta comunale; al Sindaco è riservato il rilascio delle autorizzazioni all’utilizzo degli immobili e strutture pubbliche nonché all’occupazione di suolo pubblico per esigenze diverse dall’apertura dei cantieri, nel rispetto dei vigenti regolamenti comunali. All’istruttoria delle relative pratiche provvede il responsabile dell’Ufficio anagrafe, stato civile, elettorale e commercio.

La gestione della biblioteca comunale, la quale è costituita da un patrimonio librario a carattere generale ed è un Servizio gratuito rivolto a tutta la cittadinanza di ogni fascia di età e si esplica attraverso consultazioni in sede e prestiti a domicilio, compete al responsabile dell’Ufficio biblioteca, il quale provvede all’ordinazione dei libri e delle riviste, nell’ambito delle dotazioni fissate annualmente dalla Giunta comunale con apposite deliberazioni, ed alla liquidazione delle relative spese.

La programmazione di iniziative e attività culturali (mostre, rassegne, convegni, seminari, corsi, tavole rotonde, spettacoli teatrali, musicali, celebrazioni, incontri di promozione della lettura, presentazione di libri, ecc.), la gestione delle convenzioni per il servizio bibliotecario intercomunale dei Comuni di Storo, Pieve di Bono, Roncone e Bondone e per l’Ecomuseo “Valle del Chiese – Porta del Trentino”, la concessione e liquidazione di contributi ordinari e straordinari ad enti ed associazioni sono riservati alla Giunta comunale. All’istruttoria e gestione delle relative pratiche provvede il responsabile dell’Ufficio biblioteca, il quale firma i provvedimenti relativi, il cui rilascio presuppone accertamenti o valutazioni, anche di natura discrezionale, nel rispetto di criteri predeterminati dalla legge, dai regolamenti, dagli atti di indirizzo ed esprime il parere di regolarità tecnico-amministrativa sulle proposte di deliberazione, redige le attestazioni, certificazioni, comunicazioni, diffide, verbali ed ogni altro atto costituente manifestazione di giudizio e conoscenza in materia di cultura e biblioteca. Non è tuttavia dotato di autonomi poteri di spesa, che competono unicamente alla Giunta comunale”.

L’istruttoria, la gestione dei procedimenti e la firma dei relativi atti amministrativi, compresi quelli che impegnano l’amministrazione verso l’esterno, nei settori anagrafe, stato civile, leva, elettorale, statistica e commercio, comprese le autorizzazioni all’esercizio di strutture sanitarie e socio sanitarie di cui al D.P.G.P. 27 novembre 2000 n. 30-48/Leg., competono al responsabile dell’Ufficio anagrafe, stato civile, elettorale e commercio, il quale firma i provvedimenti di autorizzazione, concessione o analoghi, il cui rilascio presuppone accertamenti o valutazioni, anche di natura discrezionale, nel rispetto di criteri predeterminati dalla legge, dai regolamenti, dagli atti di indirizzo ed esprime il parere di regolarità tecnico-amministrativa sulle proposte di deliberazione, redige le attestazioni, certificazioni, comunicazioni, diffide, verbali ed ogni altro atto costituente manifestazione di giudizio e conoscenza in materia di anagrafe, stato civile, leva, elettorale, statistica e commercio. Non è tuttavia dotato di autonomi poteri di spesa, che competono unicamente al responsabile del Servizio Segreteria. Al responsabile dell’Ufficio anagrafe, stato civile, elettorale e commercio compete inoltre la responsabilità dello Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) e dell’osservanza del divieto di fumare negli uffici e locali comunali secondo la vigente normativa di settore.

Rimane di competenza della Giunta sulla base dell’istruttoria curata dal responsabile del Servizio/Ufficio competente:

-    stabilire quando si dovrà ricorrere a consulenze legali o tecnico – specialistiche giudiziarie compresa la nomina dei consulenti e l’approvazione dei relativi preventivi di parcella;

-    deliberare i ricorsi e gli appelli del Comune, nonché la rispettiva costituzione nell’ambito di giudizi promossi da terzi;

-    approvare gli accordi transattivi e bonari;

-    affidare gli incarichi professionali e le collaborazioni esterne;

-    la concessione e liquidazione di contributi ordinari e straordinari;

-    gestire le convenzioni stipulate con altre amministrazioni pubbliche;

-    la valutazione dello stato di bisogno degli ospiti delle case di riposo o di strutture sanitarie assistenziali, ai fini della compartecipazione comunale alle rette di ricovero prevista dalle normative vigenti in materia, e degli utenti dei servizi in genere.

Rimane di competenza del Sindaco e dei singoli Assessori la gestione delle spese di rappresentanza, le quali vengono impegnate e liquidate secondo la procedura fissata dal Regolamento comunale di contabilità.

Nelle materie devolute alla sua competenza rilascia le attestazioni, certificazioni, comunicazioni, diffide, verbali, autenticazioni, legalizzazioni ed ogni altro atto costituente manifestazione di giudizio e di conoscenza.

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